暑中見舞いの返信メール:ビジネスでの基本の書き方・マナー・注意点とは?

暑中見舞い
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みなさん、暑中見舞いって最近書いていますか??

年々暑中見舞いを書くことは少なくなってきてると思います。

なので、送られてきたときにどう返したらいいの?って悩むかもしれません。

また、ハガキで送られてくることはなくても、今の時代メールで送られてくることもあります。

というわけで、今回は暑中見舞い返信メールの書き方についてご紹介します。

参考にしていただければ幸いです。

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暑中見舞いとは

暑中見舞いとは、夏の挨拶状。

最初はハガキの形ではありませんでした。

お盆に里帰りをするとき、先祖の霊に品物を差し上げていたことが一番最初で、その後にお世話になっている人への品物を贈る習慣になったようです。

そして、現在の暑中見舞いという形が定着したのは大正時代。

郵便制度が明治6年に発達したことで最初より簡単な形にされたものでした。

暑中見舞いの文化自体がそもそも少し衰退してきてはいますが、インターネットが発達した現在はメールで暑中見舞いを送るということも増えてきています。

暑中見舞いは時を経て形をだんだんと変えてきているわけですね。

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暑中見舞いの時期

みなさんは暑中見舞いを出す時期、ちゃんと覚えていますか??

暑中見舞いを出す時期は、小暑(7月7日頃)~立秋の前日(8月6日頃)に出すのが一般的とされます。

この時期が、一年でもっとも暑いとされる時期なのです。

小暑とは、夏至から数えて15日目ごろのことで、暑さが本格的になってきます。

立秋とは、暦上では秋がはじまる日です。

残暑見舞いは、立秋(8月7日頃)~8月末頃までに届くようにするのが一般的です。

立秋は、暦上で秋が始まるとはいってもまだまだ暑いので「残暑」ということになります。

なので、暑中見舞いの時期を過ぎてしまった場合には、残暑見舞いとして返信するようにしましょう。

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暑中見舞いのマナー

同じ形式で返す

ハガキで送られてきたものにはハガキで、メールで送られてきたものにはメールで返すのが基本です。

ハガキで送られてきたものをメールで、というのが良くないのは分かりやすいですが、メールで送られてきたものをハガキで返すのもやめておきましょう。

ハガキで送られてきたものをメールでどうしても返さなければいけないという場合、そのことを謝る文章を入れこんだ暑中見舞いにしましょう。

返信しないよりは相手にとっても良い気持ちになると思いますよ。

早めに返信する

相手から送られてきた暑中見舞いには早めに返信しましょう。

ビジネス関係の相手であれば特にです。

ハガキで返信する場合だとなおさら早く送らないと、届く時期が遅くなってしまいます。

メールで返信の場合は基本的には送信した日に届くので、その心配は必要ないですね。

気心の知れた友達相手なら返信が多少遅くても問題ないでしょう。

新規メールで返信する

いつもなら返信をクリックして返信するところですが、暑中見舞いの場合は返信でも新規メールを作成しましょう。

そのままでは件名が<no subject>となってしまうので、件名をきちんと入れましょう。

件名の書き方については次に紹介します。

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返信メールの基本的な書き方

返信メール・件名の書き方

そのメールが暑中見舞いであるとすぐに分かるような件名を書きましょう。

新規メールでは、暑中見舞いでなくても何の用事なのか分かりやすい件名をつけるのが基本です。

暑中見舞いの場合は、そのまま「暑中お見舞い申し上げます」のような件名でよいでしょう。

また、誰から送られてきたものなのか一発で分かるように、件名には社名や氏名も足したほうがいいです。

そうでないと迷惑メールだとみなされる可能性があります。

返信メール・本文

流れ

暑中見舞いの返信メールは、

  1. 宛名(ビジネス関係の場合)
  2. お見舞いのあいさつ
  3. 主文
  4. 結びのあいさつ
  5. 署名

の順番で書きます。

内容そのものは暑中見舞いということに変わりはありませんので、ハガキと変わりません。

宛名(ビジネス関係の場合)

暑中見舞いメールを返信する相手がビジネス関係の相手の場合、宛名を本文冒頭にきちんと入れるようにしましょう。

株式会社◯◯

◯◯部

◯◯◯◯様

といった感じで書きます。

お見舞いの挨拶

  • 暑中(残暑)お見舞い申し上げます
  • 暑中(残暑)お伺い申し上げます

といった文章から始めます。

ここで注意したいのは、最後に句点「。」をつけないことです。

相手が目上の人である場合、「暑中お伺い申し上げます」のほうがよりよいとする説もあるようですが、どちらでも構わないと思います。

主文

返信メールなので、まず暑中見舞いを送っていただいたお礼を書いておきましょう。

  • ご丁寧な暑中お見舞いをお送り頂きまして、誠にありがとうございます。

などのような感じで大丈夫です。

続いて、時候のあいさつを書きます。

そのときの季節感を書きましょう。

  • 暑い日が続いておりますが・・・

といった感じです。

相手が「自分たちは元気に過ごしています」のような言葉を先に暑中見舞いに書いている場合、こちらは相手の健康を喜ぶ言葉を書くとよいでしょう。

  • お元気そうで何よりです。など

そして自分や家族の近況報告、これからの夏の予定などを書きましょう。

  • こちらも元気に過ごしております。
  • 私どもは〇〇へ出かける予定です。

ビジネスメールの場合は程度を考えたほうがよいですが、それ以外であればこのあたりは自由に、自分らしい文章を書いたほうが相手も読むのが楽しいと思いますよ。

結びのあいさつ

返信のときに限らずですが、暑中見舞いの結びの挨拶では、相手の健康を祈る・体を気遣う文章を書きましょう。

  • お体にお気をつけ下さい。
  • 夏バテなどなさいませんようお過ごしください。
  • まだまだ厳しい暑さが続きますが、ご自愛下さい。

といったことを書きましょう。

自愛には、「自分の体」という意味を含んでいるため、「お体にご自愛」といった表現は誤りです。

間違いやすいので気を付けましょう。

日付

メールでは必須ではありませんが日付もいれるとよりよいでしょう。

日付は詳細なものではなく、

  • 令和元年 盛夏

元号〇年+盛夏(残暑見舞いの場合は盛夏を「晩夏」とします)という形にします。

令和2年目以降も、メールの場合は横書きなので、漢数字ではなく算用数字を用います。

署名

メールの場合には、最後にこの署名をきちんと入れるようにしましょう。

すでに自動で入るように設定されている方もいると思います。

メールで返信する際の注意点

環境依存文字は使わないようにしましょう。

文字化けをする可能性が高いです。

絵文字も使わないほうが無難です。

個人的に行ったことのあるお店からのセールス暑中見舞いには、返信しなくてよいです。

これに返信するような人は相当珍しいと思います。

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暑中見舞い~返信メール書き方~・まとめ

今回は、暑中見舞いの返信メール書き方についてご紹介しました!

いかがだったでしょうか。

暑中見舞いが送られてきても、返信することが強制されているものではありませんが、やはりきちんと返信したほうが印象が良いですよね。

その機会は少ないとはいえ、一応暑中見舞いの書き方は把握しておきましょう。

しかし、暑中見舞いに限らずこういったものには完全な正解があるとは言えないので、ある程度の型を把握して、あとは自分の気持ちを素直に書けば大丈夫だと思いますよ。

普段暑中見舞いを送らない方は、送られてきてから返信してもいいのですが、より手軽なメールという手段でこちらからも送ってみてもいいと思います!