最近は結婚式は身内だけで行い、二次会だけ友達を読んで行う場合があります。一生の思い出になる結婚式の幹事をやることになったら、せっかくなら盛り上がった二次会にしたいですね。
二次会の準備は、だいたい3か月前から行います。
二次会までに必要な準備やおすすめのスケジュールを紹介いたします。
Contents
3か月前
幹事は3か月ほど前から準備を始めるので、3か月前は新郎新婦と打ち合わせをします。会場が決まっていない場合は会場探しから行いますが、結婚式シーズンのときは早めに予約しないとすぐにつまってしまいます。場所によっては1年以上前から押さえられているところもあります。
新郎新婦との打ち合わせ内容
結婚式の日取りと人数の確認
二次会の打ち合わせで新郎新婦に前もっていくつか確認し、要望などの打ち合わせをしておきましょう。
- 結婚式の日取りはいつか
- 二次会に参加する人数は何人か
- 新郎新婦が二次会に望んでいることは何か
- 主催は新郎新婦か、それとも幹事主催か
- 会費はいくらぐらいか
- 新郎新婦が二次会費用としていくらか出資できるのか（ゲーム費用など）
- 幹事メンバーの確認と電話番号などの連絡先をお互いにきく。集まれない場合は、その後連絡を取り合って場所をセッティングする
そのように二次会をするにあたって、最初の新郎新婦が二次会でどんなことを望んでいるか、出席者にどんな会にしたいかなどをよく話し合います。
幹事の人数
新郎側3名、新婦側3名ほど必要です。進行や会計は幹事が行うので、上手にまとめられる人や会計ができる人がするといいでしょう。幹事はできたら、監事の経験がある人がなると、手順や進行がわかっていてうまく進みます。
そのような人がいないときはコミュニケーションを取れて、いろいろなアイデアを出せて、状況に応じて対応できる人がするといいでしょう。そのような人がいない場合は、業者にお願いして、友人に負担をかけないということもできます。
二次会会場の予約
結婚式シーズンだと二次会の会場を予約している所もあるので、新郎新婦と打ち合わせをして人数が入れる場所を早めに押さえます。披露宴がお開きになり、新郎新婦が会場から出る時間をが何時ごろになるかを確認してから二次会の開催時間を考えます。
会場は帰りのことも考えて、できるだけ駅から近いところの会場が望ましいです。立食形式にするか、着席できる形式かなども会場選びのポイントになります。また、余興や演出をするなら、それにあった場所でないといけません。
貸切るときの保障人数や保証金額もあるので、会場に確認が必要です。音響機材は必要なので、それを揃っている会場探しが必要です。二次会用の会場として利用されている会場だと、だいたい設備が整っている所も多いですが、早く予約しないと利用できないことも考えられます。
会場は、前払い金が必要なところやキャンセル料があるところもあります。また、料理の追加料金や時間オーバーの時の追加料金などが必要なところもあるので会場側に確認をしておきましょう。
式場から二次会会場までの移動手段
結婚式の会場以外の会場で二次会を行う場合は移動手段を考える必要があります。二次会に出席する人が少なくて店舗を予約する場合は、店舗の車が迎えに来てくれるところもあります。
2か月前
2か月前には、ゲストへの招待状、出席している人数を確認、二次会の大まかな進行のスケジュール、会場との打ち合わせをこの時期にはします。
ゲストへ招待状をだす
ゲストはリストアップして案内状を送ります。最近は、案内状ではなく、携帯メールで案内を送るケースが増えているようです。結婚式の招待状を送る場合は、その中に同封して送るといいでしょう。全ての招待状を幹事代表がするのではなく、幹事にそれぞれ振り分けて招待状の返事の取りまとめをすると返事を尋ねやすいです。
出席する人の人数を確認して予算を把握する
人数確認は早めにわかると二次会の費用がどのくらいになるかを把握できます。また、人数把握ができると仲良しの人同士の席順やどのくらいの演出ができるかを決めやすくなります。予算は、新郎新婦や幹事すべてを交えて確認する方が後からトラブルになりません。
当日のスケジュールを決める
二次会の時間内でできる当日のスケジュールをおおまかに決めます。特に、進行係はそれを把握する必要があります。当日の歌や即興などの出し物は、早めにお願いして準備ができるようにします。幹事は友達で、昔のことを知っている人がなることが多いので、新郎新婦の昔の思い出の映像など、新郎新婦がぐっとくる演出をするといいでしょう。
会場との打ち合わせ
会場との打ち合わせも大事です。いつも二次会会場として利用している所では、だいたいのことがわかっているので、アドバイスをいただくと参考になります。音響設備は何が使えるか、照明をどうするか、テーブルの配置はどうするか、料理やドリンクはどうするか、どのタイミングで料理や飲み物をだすのかなど打ち合わせをします。
会場では禁煙などのダメなことも確認してます。
ギフトの選定
ギフトの選定や手配、準備をして、会場へ送ってもらえるかどうかを確認します。プチギフトを渡すタイミングは決まりはないですが、ゲストを見送るときに渡すことが多いようです。一番の定番はクッキーやチョコレートなどのお菓子で、雑貨などをラッピングをしてもらいます。
二次会のギフトの相場は400～500円です。会費を5,000円なら、その1割の500円がギフトの値段です。二次会のギフトは、感謝を込めて披露宴より少し上質のギフトを準備します。
1週間前
1週間前になると、すでにスケジュールは煮詰まってきているので、最終確認の段階です。
備品の購入
当日、必要な物とリストアップし、クラッカーや色紙、演出で使うものを準備します。購入するときは、領収証をもらっておきましょう。出席する人数を再度確認し、ギフトの数が足りているか追加注文が必要だったら、早急に行います。
会場での確認
会場の音響設備やBGMの動作などの会場で動作確認をします。また、機材持ち込みのときは、機材を置く位置やコンセントの位置やテーブルの配置などの確認を行います。また、最終人数を会場側に知らせ、料理の確認も行います。
幹事と司会者と打ち合わせ
最終のスケジュールを進行係の幹事と司会者、音響担当や映像担当、カメラやビデオ担当の人などとと打ち合わせをします。そして、当日の流れの最終チェックをします。
二次会当日
いよいよ当日本番です。当日は早めに会場に入り、機材のチェックを行います。ギフトは数分だけ、納品されているか、備品の漏れはないかのチェックを行います。受付や会場の担当者、映像係、音響係などの人と最終チェックをします。
二次会の主な流れ
- 30分前に開場して受付をする
- 司会者のあいさつ
- 新郎新婦登場
- 新郎新婦のウエルカム挨拶
- 乾杯
- 食事
- 新郎と新婦の思い出の映像を流す（学生時代のことや思い出を流すとぐっとくる）
- ゲームやサプライズ演出
- 新郎新婦を交えての集合写真
- 最後の挨拶（謝辞）
- 新郎新婦が退場する
- ゲストに新郎新婦からプチギフトを送る
- 最後の片づけと精算をする
最後に
結婚式の二次会の幹事を頼まれたら３か月前から準備を始めましょう。新郎新婦やゲストが思い出に残る二次会にしたいですね。幹事役は、式場の準備や打ち合わせなど当日までは大変な思いをしますが、思い出に残る二次会になるように幹事同士が協力してすすめていきましょう。
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